Как увеличить производительность бэк-офиса в 2 раза: история внедрения Case.pro в Skolkovo Legal

В прошлом году Skolkovo Legal — один из мировых лидеров по предоставлению услуг в сфере интеллектуальной собственности — перешел на управление процессами с помощью системы Case.pro. Представители компании настроили сервис под собственные бизнес-задачи, благодаря чему продуктивность нынешнего штата фирмы увеличилась почти в два раза. Об уникальном опыте использования Case.pro для оказания патентных услуг — в материале.

Почему Skolkovo Legal потребовалась автоматизация

Skolkovo Legal создавалась для правового сопровождения проектов «Сколково», но постепенно расширила сферу оказания услуг на внешних клиентов. Структура фирмы включает три подразделения: отдел патентования, который оказывает услуги по регистрации заявок на патенты, товарных знаков, проводит патентные исследования и т.д., отдел корпоративного права, а также бэк-офис, который занимается организацией бизнес-процессов и взаимодействия между подразделениями компании. 

На начальном этапе сотрудники фирмы использовали для обмена информацией электронную почту, а для свода данных — Excel. Более 6 лет назад, когда Skolkovo Legal только начинало свою работу, этого было достаточно. Но по мере развития компании количество процессов и информации стремительно росло, и специалистов стало заваливать монотонной рутинной работой.

Skolkovo Legal (ЦИС «Сколково») — 100% дочернее общество Фонда «Сколково», которое оказывает стартапам, фондам, бизнес-ангелам, корпорациям и институтам развития полный комплекс услуг по юридическому сопровождению, включая патентную и правовую экспертизу в России и на мировых рынках.  Численность сотрудников — 40 человек.   

Юристам бэк-офиса, которые занимаются контрактованием, приходилось вручную вести в Excel реестр заключенных договоров. Казалось бы — секундная операция. Но по факту это отнимало огромное количество времени и сильно отвлекало сотрудников от основной работы. Кроме этого, с такими реестрами было очень неудобно работать, поскольку накапливалось огромное количество информации, которую все сложнее было анализировать. 

Еще одним серьезным фактором стал вопрос об учете времени и затрат консультантов на выполнение заказов. Именно невозможность рассчитать классическую себестоимость — сколько фирма тратит на оказание услуги и сколько получает с рынка — обеспокоила нового финансового директора Skolkovo Legal Константина Ельцова: «В компании не было позаказного учета. В Фонде «Сколково» существует система учета, она построена на базе 1С, но нужная нам информация в ней не фиксируется».

Решением проблемы могло бы стать обращение во внутренний IT-департамент для разработки дополнительного модуля в 1С. Однако руководство фирмы не устраивала такая перспектива, ведь внутренняя система не была заточена под юридические задачи, а на ее доработку ушло бы слишком много времени.

«Я понял, что это не тот продукт, который нам нужен. К тому же мы попали в положение «младшего брата» — в рамках группы «Сколково» мы совсем не большая компания. Конечно, разработчики могли сделать что-то специально для нас, но они не могли показать, как это будет выглядеть, и это заняло бы 6-9 месяцев, потому что в очереди много других компаний, которым нужна поддержка IT-департамента», — объясняет Константин Ельцов. Представители компании начали мониторить рынок в поисках подходящего решения для автоматизации.

Трудности поиска

Главными требованиями Skolkovo Legal к новой системе были удобство и гибкость. Все процедуры в компании были достаточно простыми и индивидуализированными, поэтому необходим был продукт с максимальными возможностями кастомизации. 

Еще одно важное требование — возможность логирования. В системе должно было быть штатное решение, которое бы позволяло вести учет рабочего времени. 

Однако найти оптимального провайдера оказалось непросто. Большинство внешних сервисов необходимо было дорабатывать, а это требовало немалых дополнительных вложений.

«Даже элементарные запросы, например, настройка нужных нам полей в карточке дела, требовали переработки системы, которая стоила бы нам сотни тысяч. А с учетом еще каких-то элементов — миллион, полтора миллиона», — рассказывает финансовый директор Skolkovo Legal. 

Первое знакомство представителей компании с Case.pro также вызвало сомнения, ведь продукт был известен в первую очередь как система для управления делами правовых подразделений или компаний. Однако, изучив сервис более детально,  специалисты поняли, что в основе Case.pro — конструктор, который легко приспособить для своей деятельности без дополнительных затрат. Причем приспособить нестандартно, не так, как он позиционируется на рынке.

Какие процессы уже настроены

Создание карточек заказа любого типа 

Когда решение о внедрении Case.pro было принято, представители Skolkovo Legal настроили в системе собственную карточку заказа, прописав в ней необходимые поля: номенклатуру услуги, данные контрагентов, количество законтрактованных часов и т.д.

Она формируется, когда консультант получает от клиента заявку на оказание услуг. Таким образом, все заказы, поступающие в компанию, фиксируются в системе в виде карточек.

Пример карточки заказа

Систематизация информации по заказам

Договоры, счета и акты больше не хранятся в разных папках и электронной переписке — весь набор документов по заказам из карточки заказа поступает в единый электронный архив. Это позволило получить полное представление о процессах по работе с заказами, которые происходят в компании.

Автоматический учет времени на выполнение заказов

В карточке заказа сотрудники фиксируют затраченное в рамках договорной работы время. Это позволяет следить за качеством работы юристов и сроками выполнения задач, а также оценивать общую загруженность отдела и каждого сотрудника, чтобы оптимально распределить ресурсы.

Автоматическое согласование документов

Кроме сбора статичной информации сотрудники Skolkovo Legal с помощью сценариев автоматизации настроили в Case.pro процедурные вопросы. 

«Мы понимали, что нам нужно согласовывать документы, договоры, служебные записки, нужен был какой-то процесс взаимодействия, который заменил бы электронную почту. Оказалось, что Case.pro нам в этом помог. Там есть различные сценарии автоматизации через постановку задач», — говорит Константин Ельцов.

Так, к примеру, заключение сделки по оказанию услуг в Skolkovo Legal полностью реализуется в Case.pro. 

- Этап 1. Добавление заказа

Консультант получает обращение об оказании услуги, вносит информацию в карточку предзаказа. В этой карточки фиксируется затраченное консультантом рабочее время.

- Этап 2. Формирование договора

Когда клиент готов заключить контракт, в карточке автоматически выставляется задача юристам бэк-офиса на создание договора. Проект договора составляется здесь же — через постановку задач и обмен информацией, комментирование. 

- Этап 3. Согласование и выпуск 

Затем консультанту ставится задача на согласование договора с клиентом. После того, как все утверждено, в Case.pro появляется задача для бэк-офиса выпустить договор. 

При этом сотрудники не пользуются ни системами электронного документооборота, ни электронной почтой. Процесс согласования, контроль сроков, формирование отчетов — все это осуществляется в единой системе. Запросы в бухгалтерию на выставление счетов и актов также реализуются в Case.pro.

Интеграция с единой IT-инфраструктурой Фонда «Сколково»

Поскольку система Case.pro установлена на SQL-сервере Фонда «Сколково», специалисты Skolkovo Legal научились с помощью запросов напрямую к базе данных Case.pro, выводить информацию, накопленную в ней, в специализированные дашборд-приложения, в том числе для мобильных устройств. Благодаря этому большие объемы данных, которые содержатся в отчетах, можно представить более наглядно — в виде графиков и диаграмм, настроенных именно с учетом параметров, которые необходимы Skolkovo Legal.

Планы на будущее

Сейчас представители компании продолжают настраивать систему и интегрировать ее с внешними сервисами, чтобы полностью автоматизировать все процессы в организации. В ближайших планах — интеграция с программой штрихкодирования, которая позволит идентифицировать документ в системе с помощью штрихкода бумажного документа. При этом движения бумажного документа будут сопровождаться электронной меткой, то есть постановкой задач от одного участника процедуры к другому. 

Также сотрудники Skolkovo Legal ставят перед собой задачу интеграции с 1С. Но уже сегодня представители компании ощущают эффект от автоматизации с помощью Case.pro —  объем работ и заказов увеличился в 1,5-2 раза, но справляться с ними бэк-офис может с той же численностью штата. Они уверены, что система поможет фирме развиваться, не наращивая дополнительную численность.

Константин Ельцов, финансовый  директор ЦИС «Сколково»: Case.pro — очень комфортное решение для управления не только юридическими, но и основными бизнес-процессами. Здесь мы храним весь архив документов, связанных непосредственно с оказанием услуги, логируем затраченное время и учитываем расходы, выставляем счета и формируем акты. Особенности программы и, в частности, ее уникальный конструктор позволили внедрить систему в работу компании в очень короткие сроки. В настоящее время осуществляется интеграция Case.pro c единой IT-инфраструктурой Фонда «Сколково».