Автоматизируй это! Кейсы юридических департаментов

В нашем материале истории трех победителей конкурса Pravo LegalTech Leader в номинации «Лучший юридический департамент»*. Вы узнаете, как в одиночку создать продукт, не имеющий мировых аналогов, перестать бояться технологий, а также сэкономить 600 млн руб. при помощи IT-решений.

Сегодня автоматизация процессов – широко обсуждаемая тема. С одной стороны, заниматься рутинными задачами никто не любит, с другой – целиком довериться роботу может далеко не каждый. Представьте, что вы садитесь в такси без водителя или летите в самолете без пилота. Исследования показывают, что оптимизация рутины – объективное будущее. По данным McKinsey Global Institute, до 70% работы с информацией можно автоматизировать, а к 2030 году более половины мировых компаний будут использовать искусственный интеллект в своей работе. Мы не будем ждать 12 лет и расскажем о самых ярких примерах автоматизации юридических процессов уже сегодня.

Первое место – Siemens

Рассказывает Владимир Зайцев, руководитель налоговой службы.

До начала работы над своим продуктом я восемь лет занимался налоговым консультированием в Siemens и занимаюсь этим до сих пор. Два года назад в Siemens начались существенные корпоративные реорганизации: в России одна из компаний разделилась на две, в Казахстане произошло то же самое. Добавилось работы, приходилось жить в режиме «неделя дома, неделя в командировке» и отвечать на одинаковые вопросы. В какой-то момент я понял, что занимаюсь monkey job (повторяющаяся, рутинная работа – прим. «Право.ru»). Я был очень раздражен и задал себе резонный вопрос: зачем? Идея разработать продукт, который давал бы автоматические консультации по налогообложению трансграничных операций пришла в голову в аэропорту Алматы. Прямо там я открыл ноутбук и начал набрасывать план действий в Excel. Прилетел домой и в этот же вечер начал писать движок программы.

Продукт целиком я разработал сам. Никаких подрядчиков, никаких консультантов. За два года c нуля выучил несколько языков программирования, потратил примерно €6000 только на бумажные книги по программированию. Приходил домой после работы и с 6 до 12, а иногда и до 2 часов ночи работал. Иногда было сложно выстроить внутреннее взаимодействие налоговика и программиста, не просто алгоритмами с первого раза описать даже очень знакомые вопросы. Однажды я стер 6000 строк кода: понял, что ход моих мыслей – путь в никуда, переработал часть программы полностью, она стала в четыре раза короче, но гораздо перспективнее с точки зрения функциональности и дальнейшего развития.

Через четыре месяца я передал бизнесу свой первый прототип, который потом дорабатывал для Европы еще 1,5 года. Движок протестировали в Австрии и рекомендовали его к дальнейшему применению. Безусловно, еще есть чем заняться: я не сильно проработал frontend и usability (пользовательский интерфейс и простоту использования – прим. «Право.ru»), мне интереснее было протестировать именно алгоритмы.

У Tax QuickCheck отсутствуют аналоги. Существует большое количество решений, нацеленных на сопровождение юридических и налоговых процессов, которые прямого отношения к юриспруденции не имеют. Например, биллинговые системы, системы учета времени и т. д. Мой же продукт направлен именно на выдачу налоговых консультаций. 

В отличие от тех представленных на рынке решений, которые всё-таки непосредственно относятся к консультационной работе, продукт не представляет собой сборник лонгридов, которые необходимо изучить, вычленить нужную информацию (если она там вообще есть, так как проблема качества лонгридов объективно существует) и самостоятельно применить к своей ситуации. Tax QuickCheck уже дает ответ на вопрос. Безусловно, программа не может консультировать по всем возможным налоговым ситуациям, но это и не было целью. У меня была конкретная проблема: трансграничные операции, где на большинство вопросов возможно отвечать автоматически.

Я думаю, что благодаря моей разработке можно автоматизировать около 85% консультаций по трансграничному налогообложению операций крупных транснациональных корпораций. Но для этого необходимо наполнить базы данных и дальше развивать продукт.

Второе место – Business Car

Рассказывает Григорий Таушканов, директор департамента правового обеспечения и управления правовыми рисками.

Намерение внедрить автоматизированные решения в работу департамента пришло благодаря моим внутренним желаниям структурировать процессы. Объем задач постоянно растет. Качество работы необходимо регулярно оценивать и контролировать. В ходе автоматизации я понял, что большим плюсом технологических решений является возможность быстрого построения отчетности. Люди бизнеса любят цифры. Третьим фактором выступила обычная человеческая лень – известный «двигатель прогресса». Для чего сводить данные вручную в Excel, когда мы можем поручить это программе? 

Итак, целью автоматизации юридической функции послужила потребность:

• повышения эффективности рабочего времени за счет снижения отвлекающих факторов и самодисциплины;

• четкого разделения компетенций между различными подразделениями компании;

• снижения рисков подписания несогласованных документов;

• мониторинга рисков наступления неблагоприятных событий с контрагентами и быстрого реагирования на такие события;

• создания электронного архива документов.

При выборе решения мы провели тестирование готовых ответов и, оценив все плюсы и минусы, остановились на платформе MS Sharepoint, которую кастомизировали под структуру и потребности нашей компании. 

Новый процесс согласования договоров вовлек в работу юристов, руководителей, финансовую службу для контроля расходования бюджета, бухгалтерию для предотвращения налоговых рисков. 

Все основные функции нашего департамента, за исключением корпоративной работы, были автоматизированы на платформе MS Sharepoint и дополнены конструктором документов Doc.one. 

Я, как руководитель юридического подразделения, считаю удовлетворительными результаты начального этапа автоматизации. В первую очередь повысилась эффективность работы. Сокращение среднего времени проверки документа произошло за счет того, что процессы due diligence контрагента, направления уведомлений руководителям, а также загрузки информации о контрагенте выполняются без участия человека. За счет систематизации процессов и четкого разделения компетенций работа стала приятнее и понятнее, коллеги перестали звонить с мелкими просьбами и выяснениями статусов выполнения задач, а я больше не требую от подчиненных ручного составления отчетов по работе юристов в таблицах Excel. Приятный бонус для команды: мне удалось согласовать у высшего руководства повышение заработной платы, обосновав его высокой эффективностью каждого сотрудника. Мы регулярно проверяем уровень удовлетворенности внутреннего клиента (инициатора) от автоматизации работы юристов – сейчас он находится на уровне 100%.

Когда мы обсуждаем страх замены человека новыми технологиями, я говорю сотрудникам: во всех инновациях есть один большой плюс – вы прекращаете заниматься рутиной и начинаете заниматься творчеством. Стараюсь донести это людям через демонстрацию всех плюсов, которые они получат вместе с автоматизированным процессом. Когда у моих сотрудников освобождается время, то я не нагружаю их дополнительной работой, они учатся. В этом вопросе я придерживаюсь концепции lifelong learning (обучение на протяжении всей жизни – прим. «Право.ru»). Узнавать новое, развивать свои soft skills (дополнительные навыки – прим. «Право.ru») нужно в течение всей жизни. Считаю, что юристам компаний нужно меняться, становиться ближе к бизнесу, освобождаться от консерватизма, рутины, формальностей. Полезно было бы заняться языками программирования. В Business Car мы не создаем юриста-кодера, мы стараемся развивать в сотрудниках понимание IT-специфики для ускорения процессов внедрения программных продуктов и их модификации.

Третье место – «Ренессанс страхование»

Рассказывает Владимир Тарасов, вице-президент.

Работа юристов страховых компаний, специализирующихся на розничном автостраховании, всегда связана с обработкой больших массивов данных. В первую очередь это иски к виновникам ДТП, которые уже оплатил страховщик. 

Первоначально учет таких исков, формирование документов по шаблонам осуществлялись в MS Excel юристами компании, включая юристов филиалов. Однако возможности Excel не безграничны – нельзя распределять работу и мониторить показатели в режиме online. Также всегда существует риск утраты информации. В 2012 году, когда Верховный суд распространил действие закона о защите прав потребителей на отношения по розничному страхованию, нас просто захлестнула волна входящих потребительских исков.

Ранее компания уже купила и внедрила новую операционную систему для урегулирования страховых случаев на базе продукта Siebel CRM Oracle. Поскольку наши входящие и исходящие иски являются прямым следствием страховых случаев, у нас не стоял вопрос выбора продукта. С практической точки зрения реализация проекта заключалась в создании двух дополнительных модулей, взаимосвязанных по процессам с основным. 

На текущий момент в одной операционной системе мы имеем готовое решение для широкого спектра задач: от учета договоров страхования до судебных процессов, вытекающих из этого договора. Помимо отсутствия потери данных, единой среды работы и наличия обратной связи между юристами и другими подразделениями компании, это дало нам такие бенефиты, как пополнение страховой истории клиента и возможность получения судебной статистики для принятия управленческих решений.

Интеграция новых судебных модулей осуществлялась в несколько этапов. Сначала сотрудники получали информацию в своем интерфейсе о наличии судебного процесса по рассматриваемому страховому случаю. В дальнейшем эти операции были автоматизированы. На уровне операционной системы мы выстроили процессы в зависимости от дальнейшего развития судебного дела.

В дальнейшем нам потребовался функционал, благодаря которому юристы смогли бы оплачивать судебные акты, согласовывать мировые соглашения, оплачивать судебную экспертизу, отражать поступившие платежи в привязке к финансовой операционной системе. Нам нужен был еще один качественный скачок. Так родился ряд доработок по внутренней интеграции судебных модулей с финансовой операционной системой.

С 2017 года мы вышли за рамки внутренних операционных систем и теперь у нас налажена интеграция с Российским союзом автостраховщиков. Также юристы имеют возможность получать агрегированную информацию о судебных делах и судебных заседаниях прямо в нашей операционной системе, не просматривая несколько десятков сайтов судов ежедневно.

Была введена единая методология работы, созданы статистика и аналитика в рамках компании в части судебно-претензионной деятельности, а также разработано единое электронное хранилище образцов документов по всем судебным делам. Судебная эффективность по входящим судебным спорам выросла в 1,5 раза, что в денежном выражении составляет более 600 млн руб. дополнительной экономии в год.

*Pravo LegalTech Leader – ежегодный конкурс «Право.ru» на звание лучшей юридической компании и правового департамента, которые успешно внедрили в работу IT-решения для автоматизации процессов.

«Право.ru» – основоположник LegalTech в России, создатель «Картотеки арбитражных дел» и системы «Мой арбитр». С 2008 года разрабатывает сложные технологические решения для поиска и комплексного анализа судебной информации, применяя искусственный интеллект и алгоритмы машинного обучения. Повышает эффективность юридической работы с помощью проектов Casebook, Caselook, Case.pro и линейки продуктов Form.one, File.one, Doc.one.