Электронный кадровый документооборот: эксперимент

Электронный кадровый документооборот: эксперимент

16 декабря 2019

Наталья Ключевская

Введение трудовых книжек в электронном виде – дело решенное (соответствующий Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде"1 сегодня подписан Президентом РФ). Такое нововведение призвано избавить кадровые службы от лишней работы, а также упростить процесс оформления и снизить издержки работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

Положительный эффект от введения электронных трудовых книжек очевиден, однако оптимизации одного процесса недостаточно для того, чтобы избавить кадровиков от ежедневной рутины, связанной с обработкой значительного массива документов (начиная от трудовых договоров, приказов, распоряжений, заявлений, и заканчивая должностными инструкциями, штатным расписанием, графиками и т. п.). В связи с этим законодатель намерен продолжить работу над совершенствованием кадрового документооборота в рамках общего курса государства на цифровизацию экономики.

Очередным шагом в сторону прогрессивных изменений может стать организация эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, без дублирования их на бумажном носителе. Организации и проведению такого эксперимента посвящен отдельный правительственный законопроект2, который на прошлой неделе был внесен в Госдуму. Закрепленные им нормы касаются документов, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено оформление в бумажном виде или ознакомление работника под роспись.

Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца.

Проведение эксперимента нацелено на создание и отработку механизмов ведения и применения электронных документов в трудовой сфере. Согласно законопроекту участниками эксперимента станут Минтруд России, работодатели и работники, состоящие в трудовых отношениях с ними. Причем для последних двух групп предусмотрено добровольное участие в эксперименте. В частности, работодатели смогут сами выбрать, в отношении каких видов документов, в каких структурных подразделениях и на основании каких локальных нормативных актов будет проводиться эксперимент. А работники будут вправе в любой момент отказаться от участия в эксперименте, уведомив об этом работодателя в письменной форме.

Вести электронные документы, касающиеся трудовых отношений с работниками, предполагается либо через созданную работодателем информационную систему, либо через систему "Работа в России", к которой работодатель может присоединиться. "Использование указанных систем должно обеспечить фиксацию фактов получения работником или работодателем документов в электронном виде. Использование информационной системы работодателя или системы "Работа в России" должно быть отражено в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему) работника, согласившегося участвовать в эксперименте", – подчеркивается в документе.

Бремя расходов по ведению электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, в том числе по приобретению и использованию электронной подписи работника, возложено на работодателя. Одновременно оговорено, что отсутствие у работника электронной подписи не может служить основанием для отказа в заключении с ним трудового договора. Также прописано право работников обращаться к работодателю (в письменной форме или в установленном работодателем порядке через информационную систему работодателя либо по адресу электронной почты работодателя) с заявлением о направлении или выдаче электронных документов, касающихся трудовых отношений.

Часть проектируемых норм посвящена технической стороне вопроса, а именно – необходимости применения усиленных квалифицированных электронных подписей работодателя и работника при заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также при внесении в них изменений с использованием информационной системы работодателя. По замыслу законодателя, и ведение электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, требующих подписания со стороны работодателя, должно удостоверяться усиленной квалифицированной электронной подписью работодателя. В свою очередь, для заключения трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров или внесении в них изменений при использовании системы "Работа в России" достаточно будет усиленной квалифицированной электронной подписи работодателя и простой электронной подписи работника.

В рамках эксперимента должны быть обеспечены беспрепятственный доступ работника к электронным документам, касающимся трудовых отношений, а также возможность формирования документов на бумажном носителе на основе информации из электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками.

Срок проведения эксперимента ограничен периодом с 1 апреля по 31 декабря 2020 года. Этот период разработчики инициативы считают достаточным для того, что отработать механизмы ведения и применения электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками, а также для подготовки с учетом результатов эксперимента соответствующих поправок в законодательство. Речь идет об изменениях, направленных на обеспечение нормативного регулирования цифрового взаимодействия работодателей, работников и государства в части внедрения электронного кадрового документооборота.

Отметим, выступая в начале декабря на правительственном заседании Председатель Правительства РФ Дмитрий Медведев подчеркнул, что сейчас трудовым законодательством предусмотрено более 60 документов по кадровым вопросам. "Многие из них можно перевести в электронный вид. В том числе трудовой договор, договор о так называемой полной материальной ответственности, иные виды договоров, графики отпусков, разные приказы – о командировках, дисциплинарных взысканиях, снятии взысканий. При этом эксперимент не распространяется на отчетность, я имею в виду налоговую отчетность или пенсионную", – заявил он. Ранее Минтруд России сообщил о том, что законопроект о проведении эксперимента по электронному кадровому документообороту уже получил поддержку Российской трехсторонней комиссии.

_____________________________

1 С текстом Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" можно ознакомиться на официальном интернет-портале правовой информации (номер опубликования: 0001201912160070).
2 С текстом законопроекта № 859678-7 "О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками" и материалами к нему можно ознакомиться на официальном сайте Госдумы.